Mitarbeitenden-
Dokumentation.
Als Mitarbeiter:in einer Einrichtung pflegen Sie täglich die freien Plätze. Alle Mockups zeigen das echte Interface — so sieht Ihr Dashboard wirklich aus.
Ihre wichtigste tägliche Aufgabe
Aktualisieren Sie jeden Morgen die freien Plätze Ihrer Einrichtung. Jugendämter verlassen sich auf diese Echtzeit-Daten, um schnell die richtigen Plätze für Kinder und Jugendliche in Not zu finden.
Inhalt
8 Schritte zur Plattformnutzung
Erster Login & Zugangsdaten
Ihr Träger-Administrator hat Ihnen ein Konto angelegt. Sie erhalten per E-Mail einen Link zum Setzen Ihres Passworts.
Willkommen
zurück.
Plattform für freie Inobhutnahmeplätze in Deutschland.
Anmelden
Mit Ihren Zugangsdaten anmelden
Passwort-Link erhalten
Ihr Träger-Admin legt Ihr Konto an. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Passwort setzen.
Einloggen
Rufen Sie inobhutnahme-deutschland.de/login auf und geben Sie Ihre E-Mail und das Passwort ein.
Loslegen
Nach dem Login landen Sie direkt auf dem Dashboard Ihrer Einrichtung.
Login mit E-Mail: Ihre E-Mail-Adresse ist gleichzeitig Ihr Benutzername. Passwort vergessen? Nutzen Sie die „Passwort vergessen“-Funktion auf der Login-Seite – wenden Sie sich sonst an Ihren Träger-Admin.
Dashboard & Navigation
Nach dem Login sehen Sie direkt das Dashboard Ihrer Einrichtung mit allen wichtigen Kennzahlen, der Kapazitätsanzeige und dem PlatzEditor.
Einrichtungs-Dashboard
Haus Sonnenschein
Kapazitätsauslastung
9 von 23 Plätzen belegt
Schnellzugriff
Ihre Navigation (Seitenleiste)
- Plätze verwalten
Ihre Hauptseite – freie Plätze aktualisieren
- Support
Hilfe-Tickets stellen und verfolgen
- Statistiken
Auslastung Ihrer Einrichtung über Zeit
- Einstellungen
Kontaktdaten, Passwort & 2FA
Die 4 Kennzahlen oben
- Freie Plätze
Summe aller aktuell freien Plätze über alle Kategorien
- Auslastung
Prozentualer Anteil belegter Plätze (farbcodiert: grün/gelb/rot)
- Offene Tickets
Anzahl offener Support-Anfragen
- Änderungen
Letzte Platz-Aktualisierungen (Aktivitätslog)
Der Zeitstempel oben rechts im Hero-Banner zeigt, wann die Platzdaten zuletzt gespeichert wurden.
Freie Plätze aktualisieren
Der PlatzEditor auf der Startseite Ihres Dashboards ist das zentrale Tool. Für jede Platzkategorie können Sie die aktuell freien Plätze anpassen und einzeln speichern.
Jeden Morgen: Aktualisieren Sie nach der Übergabe sofort die Platzzahlen. Jugendämter sehen diese Daten in Echtzeit.
Mädchen 12–17 Jahre
Jungen 12–17 Jahre
Nur UMF
Kleinkinder 0–6
Klicken Sie + oder − um die Zahl zu ändern – oder klicken Sie direkt in das Zahlenfeld und tippen eine neue Zahl. Wenn sich ein Wert geändert hat, wird die Karte blau hervorgehoben und der Speichern-Button wird aktiv.
Mädchen 12–17 Jahre
8 freiJede Kategorie hat ihren eigenen Speichern-Button – Sie können einzeln speichern. Wenn mehrere Kategorien geändert wurden, erscheint zusätzlich der Button „Alle Änderungen speichern“ unterhalb der Liste.
Nach dem Speichern sind die Zahlen sofort auf der öffentlichen Platzbörse sichtbar.
Änderungen sind erst aktiv, wenn Sie auf Speichern geklickt haben.
Der Zeitpunkt der letzten Aktualisierung wird öffentlich angezeigt.
0 freie Plätze? Tragen Sie 0 ein und speichern Sie – machen Sie die Einrichtung nicht einfach nicht-aktuell. Jugendämter sehen sonst veraltete Zahlen und rufen unnötig an.
Notiz zur aktuellen Situation
Unterhalb der Platzkategorien befindet sich ein Notizfeld. Hier können Sie wichtige Hinweise hinterlassen, die über die bloße Platzzahl hinausgehen.
Diese Notiz wird beim nächsten Speichern übertragen.
Die Notiz wird gemeinsam mit dem nächsten Speichern einer Platzkategorie übertragen. Sie müssen also mindestens eine Platzkategorie speichern, damit die Notiz aktualisiert wird.
„Plätze sind frei“
„3 Plätze für Mädchen 12–17 frei. Betreuung auf Dt., Arabisch möglich. Anmeldung bis 16 Uhr unter 089/123456.“
Statistiken
Unter Statistiken sehen Sie die Auslastung Ihrer Einrichtung über die letzten 30 Tage – als Diagramm und per Kategorie aufgeschlüsselt.
Statistiken
Haus Sonnenschein
Verlauf freier Plätze (letzte 30 Tage)
Aktuelle Auslastung per Kategorie
4 Kennzahlen
Freie Plätze, Gesamtplätze, Belegte Plätze und Auslastung als Übersicht.
30-Tage-Verlauf
Ein Liniendiagramm zeigt die Entwicklung der freien Plätze je Kategorie.
Kategorie-Balken
Jede Platzkategorie wird einzeln mit Auslastungs-Fortschrittsbalken dargestellt.
Die Statistiken zeigen die letzten 30 Tage basierend auf den automatisch erfassten Verlaufsdaten. Je regelmäßiger Sie Ihre Plätze aktualisieren, desto aussagekräftiger werden die Diagramme.
Einstellungen
Unter Einstellungen können Sie Kontaktdaten Ihrer Einrichtung anpassen und Ihr Passwort ändern.
Einstellungen
Kontaktdaten und Konto-Einstellungen
Kontaktdaten
Passwort ändern
Min. 10 Zeichen, 1 Großbuchstabe, 1 Kleinbuchstabe, 1 Ziffer
Einrichtungs-Kontakt
Sie können folgende Kontaktdaten Ihrer Einrichtung anpassen:
- Telefon
- Mobil
- Fax
- Website
Name und Adresse der Einrichtung können nur vom Träger-Admin geändert werden.
Passwort ändern
Im Bereich Passwort ändern können Sie jederzeit Ihr Passwort wechseln.
- Aktuelles Passwort eingeben
- Neues Passwort (min. 10 Zeichen)
- 1 Großbuchstabe, 1 Kleinbuchstabe, 1 Ziffer
- Passwort bestätigen
Erster Login: Wechseln Sie Ihr temporäres Passwort hier sofort.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Schützen Sie Ihr Konto mit einem zusätzlichen Sicherheitsfaktor. Unter Einstellungen → Sicherheit richten Sie 2FA ein.
TOTP (z. B. Google Authenticator, Aegis)
Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Authenticator-App (Google Authenticator, Aegis, etc.)
TOTP aktiv
Warum 2FA?
Schützt Ihr Konto selbst bei geleaktem Passwort. Ein Angreifer bräuchte zusätzlich Ihr Smartphone.
Authenticator-Apps
Empfohlen: Google Authenticator, Aegis (Android), oder Raivo OTP (iOS). Kostenlos im App Store.
Deaktivieren
Sie können 2FA jederzeit unter Einstellungen deaktivieren. Dafür benötigen Sie einen gültigen 6-stelligen Code.
Empfehlung: Richten Sie 2FA direkt nach dem ersten Login ein. Es dauert nur 2 Minuten und schützt sensible Daten über Kinder und Jugendliche.
Support nutzen
Bei technischen Problemen können Sie direkt über die Plattform eine Support-Anfrage stellen.
Support
Hilfe anfordern und Status verfolgen
Platzkategorie lässt sich nicht speichern
Falsche Adresse auf Detailseite
Login nach Passwortänderung nicht möglich
Platzkategorie lässt sich nicht speichern
Beim Klicken auf Speichern bei der Kategorie „Mädchen 12-17“ erscheint eine Fehlermeldung. Passiert seit gestern Abend.
Danke für die Meldung! Wir schauen uns das sofort an. Können Sie mir noch einen Screenshot der Fehlermeldung schicken?
Ticket-Felder erklärt
- Titel – Kurze Zusammenfassung des Problems
- Beschreibung – Details zum Problem
- Kategorie – Allgemein, Technisch, Platzverwaltung, Konto, Sonstiges
- Priorität – Dringend, Hoch, Normal, Niedrig
Wann welche Kategorie?
Fehler beim Speichern, Seite lädt nicht, Fehlermeldungen
Kategorie fehlt, Platzzahlen stimmen nicht
Login-Probleme, Passwort-Reset, 2FA-Probleme
Alles andere, Fragen, Verbesserungsvorschläge
Nach dem Erstellen eines Tickets können Sie direkt im Chat Nachrichten austauschen. Ein Admin wird auf Ihr Ticket antworten. Sie erhalten auch Benachrichtigungen, wenn sich der Status ändert.
Ihre tägliche Checkliste
Bereit loszulegen?
Loggen Sie sich ein und aktualisieren Sie Ihre Platzzahlen