Träger-
Dokumentation.
Als Träger-Administrator verwalten Sie Einrichtungen, Platzkategorien und Mitarbeitende. Alle Mockups zeigen das tatsächliche Interface.
Inhalt
10 Schritte zur vollständigen Plattformnutzung
Dashboard & Navigation
Nach dem Login sehen Sie das Träger-Dashboard mit 5 KPI-Karten, Kapazitätsbalken, Schnellzugriff-Links und der Einrichtungsliste mit InlinePlatzEditor.
Träger-Dashboard
Caritas München
Übersicht aller Einrichtungen und Kapazitäten
Kapazitätsauslastung
42 von 65 Plätzen belegt
Schnellzugriff
Ihre Navigation (Seitenleiste)
- Übersicht
Dashboard mit KPIs, Kapazitätsbalken & Einrichtungsliste
- Einrichtungen
Vollständige Liste, anlegen & bearbeiten
- Mitarbeitende
Konten verwalten, einladen, sperren
- Support
Hilfe-Tickets stellen und verfolgen
- Statistiken
Auslastung über Zeit mit Export
- Einstellungen
2FA und API-Schlüssel verwalten
Farbcode der Einrichtungskarten
- Grün – Mehr als 2 freie Plätze verfügbar
- Amber – 1–2 freie Plätze (knapp verfügbar)
- Rot – Keine freien Plätze (voll belegt)
Der InlinePlatzEditor erlaubt es Ihnen, freie Plätze direkt auf dem Dashboard zu ändern, ohne die Einrichtung öffnen zu müssen.
Onboarding-Flow
Neue Träger sehen nach dem ersten Login einen geführten 3-Schritte-Assistenten, der Sie durch die Ersteinrichtung führt. Sobald alle Schritte abgeschlossen sind, erscheint das reguläre Dashboard.
Willkommen
Caritas München
Schön, dass Sie dabei sind. Legen Sie jetzt los.
Im Formular legen Sie Name, Adresse und direkt auch Ihre Platzkategorien an.
Konto erstellt
Ihre Bewerbung wurde genehmigt und Sie können sich einloggen. Dieser Schritt ist automatisch erledigt.
Einrichtung anlegen
Name, Adresse und Platzkategorien in einem Schritt. Der Assistent führt Sie durch das Formular.
Mitarbeitende einladen
Optional: Geben Sie Ihrem Team eigene Zugänge. Diesen Schritt können Sie überspringen.
Sobald Schritt 2 erledigt ist, erscheint ein Überspringen-Button für Schritt 3. Wenn Sie keine Mitarbeitenden einladen möchten, gelangen Sie direkt zum vollen Dashboard.
Neue Einrichtung anlegen
Über Einrichtungen → Neue Einrichtung (oder den Button auf dem Dashboard) öffnet sich ein 4-Schritte-Assistent mit Fortschrittsanzeige.
Neue Einrichtung anlegen
Grunddaten
Neue Einrichtung anlegen
Platzkategorien
Optional – können auch später hinzugefügt werden
- Schritt 1: Grunddaten (Name, Adresse, Bundesland)
- Schritt 2: Kontakt & Beschreibung
- Schritt 3: Standort (Koordinaten für Karte)
- Schritt 4: Platzkategorien (optional)
- Name
- Slug (automatisch generiert)
- Straße *
- PLZ *
- Ort *
* Adressfelder entfallen bei anonymen Schutzstellen.
Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Erstellprozess. Im letzten Schritt können Sie optional Platzkategorien direkt anlegen – oder später über Einrichtungen → Bearbeiten. Für anonyme Schutzstellen aktivieren Sie den Schalter in Schritt 1.
Platzkategorien verwalten
Platzkategorien definieren, welche Platztypen eine Einrichtung anbietet. Sie können bereits beim Erstellen oder nachträglich in der Bearbeitungsansicht verwaltet werden.
Beim Erstellen einer Einrichtung finden Sie den Bereich Platzkategorien direkt im Formular. Nachträglich können Sie Kategorien über Einrichtungen → Bearbeiten verwalten.
Einrichtung bearbeiten
Haus Sonnenschein
Alle Felder erklärt
- Bezeichnung – Klarer Name, z. B. „Mädchen 12–17 Jahre“
- Alter von / bis – Altersrange der Zielgruppe (optional)
- Geschlecht – Gemischt, Männlich, Weiblich oder Divers
- Gesamtplätze – Maximale Kapazität dieser Kategorie
- Freie Plätze – Aktuell verfügbare Plätze
- Zusatzinfo – Optionaler Hinweis, z. B. „Nur UMF“
Aktionen pro Kategorie
- Bearbeiten – Alle Felder änderbar
- Sortieren – Per Drag & Drop Reihenfolge ändern
- Löschen – Zweistufige Bestätigung
Gesamtplätze ≠ freie Plätze: Die Gesamtplätze spiegeln die bauliche Maximalkapazität wider. Die freien Plätze werden von Mitarbeitenden im PlatzEditor gepflegt.
Einrichtungen bearbeiten & löschen
In der Einrichtungsliste finden Sie neben jeder Einrichtung Bearbeiten und ein Löschen-Symbol. Gelöschte Einrichtungen werden nach 14 Tagen endgültig entfernt.
Einrichtungen
3 Einrichtungen verwaltet
Gelöscht am 20.03.2026 — 11 Tage bis zur endgültigen Löschung
Was kann ich bearbeiten?
- Name, Adresse
- Bundesland
- Telefon, E-Mail, Website
- Beschreibungstext
- Platzkategorien (im gleichen Formular darunter)
Soft-Delete (14 Tage)
Löschen entfernt die Einrichtung nicht sofort. Sie wird als gelöscht markiert und nach 14 Tagen endgültig entfernt.
Wiederherstellung: Wenden Sie sich an den Super-Admin.
Mitarbeitende einladen & verwalten
Unter Mitarbeitende sehen Sie alle Benutzerkonten und können neue anlegen. Zwei Methoden: per E-Mail einladen oder manuell anlegen.
Mitarbeitende
3 Mitarbeitende im System
Vergleich beider Methoden
- ✓ Passwort-Link automatisch per E-Mail
- ✓ Sie sehen das Passwort nicht
- ✓ Sicherste Methode
- ✓ Temporäres Passwort einmalig sichtbar
- ✓ Passwort sicher weitergeben
- ✓ Für Mitarbeitende ohne E-Mail-Zugang
Konto sperren / entsperren
Toggle-Icon in der Tabelle klicken um zu sperren/entsperren.
Mitarbeitende können nicht gelöscht, nur gesperrt werden. Bei Austritt sofort sperren.
Statistiken
Unter Statistiken sehen Sie die Auslastung aller Einrichtungen Ihres Trägers – mit 4 Kennzahlen, Export-Toolbar und Verlaufsdiagrammen pro Einrichtung.
Statistiken
Auslastung aller Einrichtungen
Verlauf freier Plätze (letzte 30 Tage)
Auslastung per Kategorie
4 Kennzahlen
Freie Plätze, Gesamtplätze, Belegte Plätze und Auslastung über alle Einrichtungen.
Multi-Einrichtungs-Charts
Verlaufsdiagramme zeigen die Entwicklung für jede Einrichtung in einer Ansicht.
CSV & PDF Export
Exportieren Sie Statistiken als CSV oder PDF-Bericht für Ihre Unterlagen.
Die Statistiken basieren auf den automatisch erfassten Verlaufsdaten. Je regelmäßiger Ihre Mitarbeitenden die Plätze aktualisieren, desto aussagekräftiger werden die Diagramme.
API-Keys
Unter Einstellungen → Träger-API können Sie einen API-Schlüssel generieren, um Platzdaten in eigene Systeme zu integrieren.
Einstellungen
Konto-, Sicherheits- und API-Einstellungen
Noch kein API-Key generiert. Generieren Sie einen Schlüssel, um Platzdaten per REST-API abzurufen.
Erstellt am 15.03.2026
tk_a3f1...7e4c/api/v1/{key}API-Info/api/v1/{key}/traegerTräger-Stammdaten/api/v1/{key}/einrichtungenAlle EinrichtungenGenerieren
Ein Klick erstellt Ihren API-Schlüssel. Er wird nur einmal vollständig angezeigt.
REST-API
4 Endpunkte: API-Info, Träger-Daten, Einrichtungen-Liste und Einzel-Einrichtung.
Neu generieren
Der alte Key wird sofort ungültig. Aktualisieren Sie alle Integrationen.
Sicherheit: Teilen Sie Ihren API-Key niemals öffentlich. Wenn er kompromittiert wurde, generieren Sie sofort einen neuen über Neu generieren.
Einstellungen & 2FA
Unter Einstellungen verwalten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und den API-Schlüssel. 2FA schützt Ihr Konto mit einem zusätzlichen Sicherheitsfaktor.
TOTP (z. B. Google Authenticator, Aegis)
Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Authenticator-App (Google Authenticator, Aegis, etc.)
TOTP aktiv
Warum 2FA?
Schützt Ihr Konto selbst bei geleaktem Passwort. Ein Angreifer bräuchte zusätzlich Ihr Smartphone.
Authenticator-Apps
Empfohlen: Google Authenticator, Aegis (Android), oder Raivo OTP (iOS). Kostenlos im App Store.
Deaktivieren
Sie können 2FA jederzeit unter Einstellungen deaktivieren. Dafür benötigen Sie einen gültigen 6-stelligen Code.
Empfehlung: Richten Sie 2FA direkt nach dem ersten Login ein. Es dauert nur 2 Minuten und schützt sensible Daten über Kinder und Jugendliche.
Support
Bei technischen Problemen können Sie direkt über die Plattform eine Support-Anfrage stellen.
Support
Hilfe anfordern und Status verfolgen
Platzkategorie lässt sich nicht speichern
Falsche Adresse auf Detailseite
Login nach Passwortänderung nicht möglich
Einrichtung wird nicht im Portal angezeigt
Unsere neue Einrichtung wurde angelegt, ist aktiv, aber wird auf der öffentlichen Seite nicht angezeigt. Bitte um Hilfe.
Ich habe geprüft: Es fehlten noch Platzkategorien. Legen Sie mindestens eine Kategorie an, damit die Einrichtung im Portal erscheint.
Ticket-Felder erklärt
- Titel – Kurze Zusammenfassung des Problems
- Beschreibung – Details zum Problem
- Kategorie – Allgemein, Technisch, Platzverwaltung, Konto, Sonstiges
- Priorität – Dringend, Hoch, Normal, Niedrig
Wann welche Kategorie?
Fehler beim Speichern, Seite lädt nicht, Fehlermeldungen
Kategorie fehlt, Platzzahlen stimmen nicht
Login-Probleme, Passwort-Reset, 2FA-Probleme
Alles andere, Fragen, Verbesserungsvorschläge
Nach dem Erstellen eines Tickets können Sie direkt im Chat Nachrichten austauschen. Ein Admin wird auf Ihr Ticket antworten. Sie erhalten auch Benachrichtigungen, wenn sich der Status ändert.
Bereit loszulegen?
Loggen Sie sich ein und verwalten Sie Ihre Einrichtungen